Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Gemäß Art. 28 DSGVO für die Nutzung der Plattform 365-Nebenkosten.de
Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten im Rahmen der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auftrag durch Vidensys IT-Solutions (nachfolgend "Auftragnehmer" genannt) für den registrierten Nutzer der Plattform (nachfolgend "Auftraggeber" / Vermieter genannt).
1. Gegenstand und Dauer des Auftrags
Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die Software-as-a-Service (SaaS) Plattform "365-Nebenkosten.de" zur Verfügung. Im Rahmen der Nutzung dieser Plattform speichert und verarbeitet der Auftragnehmer personenbezogene Daten von Mietern des Auftraggebers. Die Dauer dieses Auftrags entspricht der Dauer der Nutzung des Accounts durch den Auftraggeber. Mit Löschung des Accounts endet dieser Vertrag automatisch.
2. Art der Daten und Kreis der Betroffenen
Art der Daten: Stammdaten (Vor- und Nachname), Kontaktdaten, Vertragsdaten (Mietzeiträume, Vorauszahlungen), Verbrauchsdaten (Zählerstände, Nebenkostenabrechnungen), Rechnungsbelege.
Betroffene Personen: Mieter und ehemalige Mieter des Auftraggebers.
3. Pflichten des Auftragnehmers (Vidensys)
Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach den dokumentierten Weisungen des Auftraggebers. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die in seinem Verantwortungsbereich verarbeiteten Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) strikt von den Daten anderer Mandanten getrennt sind. Er verpflichtet alle Mitarbeiter, die Zugang zu den Daten haben, zur Vertraulichkeit.
4. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Der Auftragnehmer sichert die Plattform durch:
- Verschlüsselten Datenverkehr (SSL/TLS)
- Sicheres Passwort-Hashing (bcrypt)
- Strikte mandantenfähige Trennung der Datenbankeinträge und Dateiordner (Uploads)
- Regelmäßige Backups auf gesicherten Servern in der EU.
5. Löschung von Daten
Löscht der Auftraggeber Wohnungen, Mieter oder Dokumente über das Dashboard, werden diese Daten unwiderruflich aus der aktiven Datenbank des Auftragnehmers entfernt. Bei Kündigung und Löschung des gesamten Accounts werden sämtliche mandantenbezogenen Daten und Dateien des Auftraggebers vernichtet.